Er zijn een aantal belangrijke wijzigingen als je stambomen wil aanvragen. Lees meer.

Reglement van de Disciplinaire Commissie

Reglement van de disciplinaire commissie

Nederlandse Vereniging van Kattevrienden

 Artikel 1: Begripsbepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

1.1 Klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens een persoon jegens een (fokker)lid van de Nederlandse Vereniging van Kattevrienden (hierna: NVvK), niet zijnde een klacht jegens het handelen van een medewerker/vertegenwoordiger voor handelen vanuit de vereniging zelf.
1.2
Klager: de persoon die een klacht kenbaar maakt.
1.3
Beklaagde: de persoon over wie een klacht is binnengekomen
1.4
Klachtenfunctionaris: de persoon die is belast met de afhandeling van de klacht.

Artikel 2: Disciplinaire commissie

2.1 Er is een disciplinaire commissie die wordt benoemd door het bestuur.
2.2
De disciplinaire commissie bestaat uit ten minste twee personen, waarvan ten minste één persoon geen lid is van het bestuur van de vereniging.
2.3
De disciplinaire commissie is in beginsel belast met het afhandelen van klachten die door de vereniging worden ontvangen. Tussen de leden van de disciplinaire commissie wordt in onderling overleg bepaald wie belast is met het afhandelen van een klacht.

Artikel 3: Toepassingsbereik

3.1 Deze klachtenregeling is van toepassing op iedere situatie tussen een persoon en een (fokker)lid van de NVvK, voor zover die situatie betrekking heeft op één van de punten uit het Huishoudelijk reglement, artikel 6 lid 4.
3.2
Ieder lid van de disciplinaire commissie draagt zorg voor klachtafhandeling conform de klachtenregeling.

Artikel 4: Doelstellingen

Deze klachtenregeling heeft tot doel:

  1. Het vastleggen van een procedure om klachten van personen binnen een redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen;
  2. Het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van personen vast te stellen;
  3. Behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling;
  4. Medewerkers te trainen in cliëntgericht reageren op klachten;
  5. Verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtbehandeling en klachtanalyse.

Artikel 5: Klachtprocedure

5.1 Indien een persoon de NVvK schriftelijk (daarmee wordt bedoeld per e-mail klachten@kattevrienden.nl) benadert met een klacht, dan wordt de klacht doorgeleid naar de leden van de disciplinaire commissie.
5.2
De disciplinaire commissie bevestigt terstond schriftelijk (per e-mail) de ontvangst van de klacht.
5.3
De klachtenfunctionaris scant de klacht op ontvankelijkheid en stelt de beklaagde in kennis van het indienen van de klacht binnen 4 weken na binnenkomst van de klacht. Wanneer de klacht niet ontvankelijk is, ontvangt de klager zo snel mogelijk na indiening van de klacht daarover schriftelijk (per e-mail) bericht.
5.4
De klachtenfunctionaris past hoor- en wederhoor toe en stelt de beklaagde in de gelegenheid om binnen 4 weken na kennismaking met de klacht een toelichting te geven op de klacht. Mocht het noodzakelijk zijn, dan zal na deze hoor- en wederhoor nogmaals een schriftelijke reactie ronde worden ingelast en de klachtenprocedure worden verlengd met de daarvoor gestelde termijnen.
5.5
De klachtenfunctionaris zal in eerste instantie inzetten op een oplossing die tot stand is gekomen in samenspraak tussen de klager en de beklaagde, eventueel door tussenkomst van de klachtenfunctionaris.
5.6
De klachtenfunctionaris brengt binnen vier weken na afronding van de hoor- en wederhoorfase advies uit aan het bestuur van de NVvK over de gegrondheid van de klacht, de mogelijkheden tot afdoening van de klacht en eventuele aanbevelingen voor klager en degene waarover geklaagd is.
5.7
Het bestuur zal binnen twee weken na ontvangst van het advies van de disciplinaire commissie een besluit nemen tot ongegrondverklaring van de klacht of opleggen van een disciplinaire maatregel conform artikel 6 lid 1. De klager en beklaagde worden schriftelijk op de hoogte gebracht van het besluit van het bestuur.

Artikel 6: Geheimhouding en kosteloze klachtbehandeling

6.1 De disciplinaire commissie behandeld binnengekomen klachten vertrouwelijk en neemt ten aanzien van de inhoud van de klacht geheimhouding in acht.
6.2
Indien het bestuur hiervoor dringende redenen ziet kan zij afwijken van de geheimhouding.
6.3
De behandeling van een klacht door de disciplinaire commissie is kostenloos.

Artikel 7: Verantwoordelijkheden

7.1 De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling van de klacht.
7.2
De beklaagde houdt de klachtenfunctionaris op de hoogte over eventueel contact en een mogelijke oplossing.
7.3
De klachtenfunctionaris houdt de klager op de hoogte over de afhandeling van de klacht.
7.4
De klachtenfunctionaris houdt het klachtdossier bij.

Artikel 8: Klachtregistratie

8.1 De klachtenfunctionaris registreert de klacht met daarbij het klachtonderwerp.
8.2
Een klacht kan in meerdere onderwerpen worden ingedeeld.
8.3
De klachtenfunctionaris brengt periodiek verslag uit over de afhandeling van de klachten en doet aanbevelingen ter voorkoming van nieuwe klachten, alsmede ter verbetering van procedures.
8.4
Minimaal eenmaal per jaar worden de verslagen en de aanbevelingen met het bestuur van de NVvK besproken en ter besluitvorming voorgelegd.

 

Dit reglement is vastgesteld op de ALV van 23 september 2021 en treedt in werking per 1 oktober 2021.